Porządek obrad a protokół
Agenda i protokół to dwa najważniejsze składniki spotkania. Osoba, która organizuje spotkanie, myśli o wielu rzeczach, takich jak harmonogram, czas, miejsce, goście, plan spotkania i tak dalej. Dlatego konieczne staje się uświadomienie sobie różnic między porządkiem obrad a protokołem.
Program
Agenda to słowo, które jest używane do opisania harmonogramu lub programu spotkania. Jest to lista rzeczy, które należy zrobić lub omówić podczas spotkania. Każde formalne spotkanie, które jest organizowane, wymaga ustalenia jego agendy. Istnieje kolejność, w której punkty są podejmowane i omawiane podczas spotkania, a porządek obrad wyraźnie wymienia tę kolejność. Agenda ta jest rozpowszechniana wśród gości na długo przed ich faktycznym przybyciem na miejsce spotkania, tak aby mogli zapoznać się z tematami, które będą poruszane podczas spotkania. Kolejnym celem programu jest upewnienie się, że uczestnicy odpowiednio się przygotują i nie dadzą się zaskoczyć.
Minuty
Protokół to termin używany w odniesieniu do oficjalnego zapisu postępowania podczas formalnego spotkania. Protokoły te służą jako zapis tego, co wydarzyło się podczas spotkania, a także jako przypomnienie po pewnym czasie, jeśli zapomną. Protokoły te są również przydatne dla wszystkich, którzy nie mogą uczestniczyć w spotkaniu, ponieważ dowiadują się o wszystkim, co wydarzyło się podczas spotkania. Protokół zawiera nazwę miejsca, datę i godzinę spotkania oraz listę wszystkich obecnych na spotkaniu. Protokół ten zawiera również nazwisko osoby, która je zapisuje.
Jaka jest różnica między programem a protokołem?
• Agenda to harmonogram spotkania i przedstawia kolejność wydarzeń podczas spotkania, aby goście mogli się z wyprzedzeniem przygotować.
• Protokół odnosi się do oficjalnego zapisu przebiegu formalnego spotkania. Protokół jest ważny, aby przypomnieć, co wydarzyło się podczas spotkania w przyszłości, jeśli ludzie o tym zapomną.
