Kluczowa różnica - sekretarka a recepcjonistka
Sekretarz i recepcjonista to dwa ważne stanowiska w każdej organizacji, między którymi można podkreślić pewne różnice. Te dwa stanowiska mają różne role, funkcje i obowiązki do spełnienia, wbrew powszechnemu błędnemu przekonaniu, że są to jedna i ta sama praca. Podczas gdy sekretarz jest bardziej osobistym asystentem lub asystentem administracyjnym, recepcjonistka jest pierwszą osobą, którą spotyka się, gdy wchodzi do organizacji. Zobaczmy różnicę między funkcjami sekretarki i recepcjonistki.
Kim jest sekretarz?
Według Oxford English Dictionary, sekretarz jest urzędnikiem administracyjnym w organizacji, który jest zatrudniony do pisania listów, prowadzenia ewidencji, itp. Funkcje sekretarza różnią się w zależności od wielkości organizacji. Podczas gdy w małej firmie może być zmuszona do pełnienia podwójnych funkcji recepcjonistki i sekretarki, w dużych organizacjach to ona organizuje grafik swojego szefa, odbiera i odpowiada na wszystkie maile, zamawia zaopatrzenie, planuje spotkania z szefem, pisze ważne listy i tak dalej.
Sekretarka musi mieć dyplom ukończenia szkoły średniej lub równorzędny dyplom i musi mieć umiejętność szybkiego pisania na klawiaturze. Wiele firm woli zatrudniać osoby posiadające dodatkowy certyfikat umiejętności na poziomie sekretariatu. Przejdźmy teraz do zrozumienia roli recepcjonistki, aby uzyskać jasny obraz różnicy między nimi.
Kim jest recepcjonistka?
Recepcjonistka jest zwykle zobowiązana do witania ludzi w recepcji i kierowania ich do różnych działów w zależności od ich wymagań. Jest też osobą, która musi zajmować się telefonami przychodzącymi i odpowiadać na pytania, a także wysłuchiwać reklamacji. Osoby pragnące poznać ważną osobę w organizacji muszą się z nią spotkać, aby ustalić datę i godzinę spotkania.
Kiedy dzwonisz do jakiejkolwiek firmy, zwykle słyszysz głos recepcjonistki. Recepcjonistka musi zajmować się wszystkimi gośćmi i musi mieć miłą osobowość, pomocną postawę i słodki głos, aby zaimponować im. Musi mieć etykietę telefoniczną, aby odpowiadać na wszystkie zapytania biznesowe z najwyższą wydajnością i zamienia zwykłe zapytania w prawdziwych klientów.
Jest zatem jasne, że istnieją znaczne różnice w rolach, obowiązkach i funkcjach sekretarza i recepcjonistki.
Jaka jest różnica między sekretarką a recepcjonistką?
Definicje sekretarza i recepcjonistki:
Sekretarz: urzędnik administracyjny w organizacji zatrudniony do pisania listów, prowadzenia rejestrów itp.
Recepcjonistka: osoba, która wita się i zajmuje się gośćmi w biurze.
Charakterystyka sekretarki i recepcjonistki:
Obowiązki:
Sekretarz: Sekretarka organizuje harmonogram pracy swojego szefa, odbiera i odpowiada na wszystkie maile, zamawia materiały eksploatacyjne, planuje spotkania z szefem, pisze ważne listy itp.
Recepcjonistka: Recepcjonistka wita ludzi w recepcji i kieruje ich do różnych działów w zależności od ich wymagań. Musi również zajmować się telefonami przychodzącymi i odpowiadać na pytania, a także wysłuchiwać reklamacji.
Wymagania:
Sekretarz: Wymagane jest zaświadczenie o umiejętnościach sekretarskich.
Recepcjonistka: nie jest wymagana żadna szczególna umiejętność; jednakże jednostka musi mieć miłą osobowość, pomocną postawę i słodki głos. Powinna też być wydajna w swojej pracy.
Zdjęcie dzięki uprzejmości:
1. 32B Secretary Treasurer [domena publiczna], za pośrednictwem Wikimedia Commons
2. „Receptionists” Evan Bench z Paryża, Francja - Recepcja. [CC BY 2.0] przez Wikimedia Commons
